Achats & sous-traitance
Achats & sous-traitance
Le module Achats regroupe vos relations fournisseurs : les commandes d'achat classiques, les ordres de fabrication sous-traitée, les réceptions (PV de réception) et les factures fournisseur. Il vous permet de suivre chaque ordre de son émission jusqu'à son règlement, en rapprochant à chaque étape la commande, ce qui a été reçu et ce qui est facturé.
L'écran des commandes
La page principale liste l'ensemble de vos ordres fournisseurs. En haut, quatre indicateurs vous donnent une vue d'ensemble : l'encours fournisseurs (montant des ordres ouverts), le nombre d'ordres en production, les ordres dont le rapprochement 3-way est conforme (prêts à payer) et les litiges (écarts à arbitrer).
Le bouton en haut à droite ouvre la fenêtre de création.
Filtrer la liste
Sous les indicateurs, un sélecteur vous laisse afficher Tous les ordres, ou restreindre aux Achats seuls, ou aux ordres de Sous-traitance.
Le tableau présente, pour chaque ordre :
- Ordre — le numéro de commande, avec la date prévue de livraison.
- Type — Achat (approvisionnement fournisseur) ou Sous-traitance (fabrication confiée à un partenaire externe).
- Fournisseur — le partenaire concerné.
- Montant HT — le total hors taxes de la commande.
- 3-way — l'avancement du rapprochement entre commande, réception et facture.
- Statut — l'étape en cours de l'ordre.
Un clic sur une ligne ouvre le détail de l'ordre sur le côté.
Créer une commande fournisseur
Le bouton Nouvel ordre ouvre une fenêtre où vous renseignez :
- le type d'ordre : Achat fournisseur ou Fabrication sous-traitée ;
- le fournisseur concerné ;
- le modèle du catalogue, la quantité et le prix unitaire HT ;
- l'échéance souhaitée (date de livraison attendue).
Validez avec Créer l'ordre : la commande apparaît aussitôt dans la liste, au statut Brouillon.
Le cycle de vie d'un ordre
Chaque ordre passe par une suite d'étapes, visibles dans son détail :
- Commande émise — la commande est créée et envoyée au fournisseur.
- ARC fournisseur — le fournisseur a accusé réception de la commande (statut Confirmée).
- Production / expédition — pour la sous-traitance, l'avancement de la fabrication est suivi via des jalons (statut En production).
- PV de réception — la marchandise est réceptionnée, en totalité ou en partie (Partiellement reçue, puis Reçue).
- Facture fournisseur — la facture est reçue et rapprochée (statut Facturée).
Les statuts possibles d'un ordre sont : Brouillon, Confirmée, En production, Partiellement reçue, Reçue, Facturée et Annulée.
Réceptions, factures et rapprochement
Depuis le détail d'un ordre, vous suivez les étapes aval de l'achat :
- Réceptions (PV de réception) — vous enregistrez les quantités reçues et acceptées, avec des notes qualité, puis vous validez la réception. Une sur-réception (quantité acceptée supérieure à la quantité commandée) est refusée.
- Factures fournisseur — vous rattachez la facture du fournisseur à la commande et la validez. Une facture peut être Reçue, Validée, Refusée, Payée, Partiellement payée ou En retard.
- Rapprochement 3-way — la plateforme compare le montant commandé, le montant réceptionné et le montant facturé. Si tout concorde, l'ordre est marqué conforme et bon à payer.
Une fois le rapprochement conforme, vous pouvez mettre la facture en paiement et enregistrer le règlement fournisseur.