Fichiers (GED)

Le module Fichiers est la gestion électronique de documents (GED) de BYS ERP : une bibliothèque unique où sont rangés tous vos documents — devis, contrats, bons de livraison, factures, photos, gabarits PLV, certificats. Chaque fichier y est classé par catégorie, conserve l'historique de ses versions, et peut être partagé par un lien sécurisé à des personnes extérieures à la plateforme.

La bibliothèque

La page principale affiche la liste de tous vos documents. Le bouton Téléverser en haut à droite ouvre la fenêtre d'import.

Sous le titre, une barre d'outils vous aide à retrouver un document :

• un champ de recherche par nom de fichier ;
• un filtre par catégorie (Toutes catégories, Document, Facture, Gabarit PLV, Photo…) ;
• un tri par date, nom ou taille.

Le tableau présente, pour chaque fichier :

• Nom — le nom du document, précédé d'une icône selon son type (image, PDF…) ;
• Type — le format du fichier ;
• Taille — le poids du document ;
• Statut — l'état de traitement du fichier (voir ci-dessous) ;
• Date — la date d'ajout.

Un clic sur une ligne ouvre le détail du fichier dans un panneau latéral.

Les statuts d'un fichier

Après un import, un fichier passe par plusieurs états avant d'être utilisable : En attente, Téléversement, puis Prêt lorsqu'il est disponible. Deux états signalent un problème : Quarantaine (fichier mis de côté par sécurité) et Échec (l'import n'a pas abouti).

Téléverser un document

Le bouton Téléverser ouvre une fenêtre où vous :

1. sélectionnez le fichier sur votre ordinateur (PDF, image, gabarit…) ;
2. choisissez la catégorie de rangement (Document, Facture, Gabarit PLV, Photo, ou Téléversements temporaires) ;
3. validez avec Téléverser.

Les versions d'un fichier

Un document évolue : un contrat est amendé, un gabarit est corrigé. Plutôt que d'empiler des fichiers « v2 », « v3 final », la GED conserve l'historique des versions d'un même document.

Dans le panneau de détail, la section Versions liste chaque version avec son numéro, son nom, sa taille et sa date. Vous conservez ainsi la trace complète des évolutions tout en gardant un seul document de référence.

Télécharger et partager

Depuis le détail d'un fichier, deux actions principales :

• Télécharger — récupère le document sur votre poste.
• Créer un lien de partage — génère une adresse web que vous transmettez à un client, un fournisseur ou un partenaire, sans qu'il ait besoin d'un compte sur la plateforme.

Configurer un lien de partage

À la création d'un lien, vous en maîtrisez l'accès :

• une durée d'expiration (en heures) au-delà de laquelle le lien ne fonctionne plus ;
• un mot de passe facultatif, exigé pour ouvrir le document ;
• un nombre maximal de téléchargements facultatif.

Une fois le lien créé, copiez-le d'un clic pour le diffuser. La section Partages du détail récapitule les liens existants d'un fichier (jeton, date d'expiration, statut). Vous pouvez révoquer à tout moment un lien actif : il cesse alors immédiatement de fonctionner.

Un lien peut devenir inopérant de lui-même lorsqu'il est expiré (durée écoulée) ou que son quota de téléchargements est atteint.

Documents protégés (archivage légal)

Certains documents ne sont pas supprimables. Les factures sont archivées en mode conformité (Object Lock) pour une durée de 10 ans : la plateforme refuse toute suppression afin de garantir la conservation légale. Si vous tentez d'effacer un fichier ainsi verrouillé, un message vous l'indique clairement.